最近因為搬新家，朋友送我們一組平底鍋當作入厝賀禮。這天心血來潮想試試新鍋子的能耐，於是打開冰箱開始尋找食材，發現有顆葉子邊緣有點發黑的高麗菜，萎靡地躺在冰箱角落——嘿，就決定是你了。
在料理之前，得先將高麗菜逐片撥開洗淨，發黑的邊緣要去掉，並浸泡在水中等它慢慢恢復生機，下鍋清炒時才能吃出爽脆感。這讓我想到資料分析的過程。數據的原始狀態往往非常混亂，我們需要先進行資料清洗，剝掉那些無用或錯誤的部分，才能進行後續的分析。
掌握新領域的重要性：月報的作用
剛進到一個新領域時，建立月報是快速掌握該領域變化和樣貌的關鍵。這些報告也可以根據需求變成日報或周報，但隨著頻率的不同，指標和呈現方式也會有所變化。
有效月報的關鍵組成部分
1. 識別關鍵運營指標
在創建報告之前，先了解需要包含哪些內容。由於月報是每月查看一次，因此應專注於短期內變化不大但需要長期觀察的指標。
2. 結構化和易讀的章節
為了易讀性，報告應分門別類，條理分明。先依照營運模式拆分出大項，例如客戶、供應商、商品等，再從大項拆分子項，例如客戶可以分為不同等級，商品可以按規格或系列組合分類。
3. 相互關聯的指標
指標之間通常有相互關聯。例如，「銷退率」可以從不同角度分析——客戶退貨率、商品退貨率和供應商退貨率。理解這些關聯有助於識別趨勢和異常。
例子：零售月報分析
假設一個零售公司在分析月報時，發現某些商品類別的銷售數據變化不大，但這些商品卻佔據了大量庫存空間。通過觀察這些數據，他們決定減少這些商品的庫存，增加那些銷售變化較大的商品，最終提高了公司的整體盈利。
拆解流程
如果剛進入一個產業還不熟悉，可以從「價值鏈」開始。理解價值鏈中的主要活動和支援活動有助於識別關鍵運營方面。
例如，針對網路銷售單位，流程包括：客戶從網站看到商品、將商品放入購物車、結帳、出貨以及客戶收到商品。每個環節都有關鍵指標需要觀察，如購物車轉化率和出貨時間，這些指標反映物流效率和客戶滿意度。
從成果反推
這是最容易入手的方法。一個組織最終關注的是獲利，從獲利反推相關指標，例如營業收入、營業毛利、營業成本、營業費用和淨利。比如，如果公司發現淨利下降，經過分析發現是營業成本上升，進一步拆解成本結構，發現物流成本過高，於是尋找更高效的物流解決方案，最終成功降低了成本，提高了淨利潤。
零售業月報範例
到這邊先把構面想清楚，我們幾乎把月報架構先架出來了，之後就可以針對每個構面去設計要呈現哪些圖表。這裡以零售業為例，月報的章節可以這樣設計：
一、營運指標
- 營收獲利：這是最重要的指標，顯示公司整體的經營成果。
- 關鍵指標一覽表：包括成交率、客單價等，可以幫助管理層快速了解公司運營狀況。
二、客戶相關
- 各等級人數、營收占比、銷退率、人均客單價：這些指標可以幫助公司了解不同客戶群體的貢獻和行為模式。
- 等級流動變化：顯示客戶等級的變動情況，幫助公司識別高價值客戶和流失風險。
- 停滯客喚醒人數：反映未活躍客戶的喚醒情況，幫助公司了解客戶回流情況。
- 回購率：顯示客戶的重複購買行為，幫助公司了解客戶忠誠度。
三、商品相關
- 商品類別營收占比、毛利率、銷退率、回購率：這些指標可以幫助公司優化產品結構，提升利潤。
- 商品銷售排行榜、新客購買排行榜、舊客購買排行榜：這些數據可以幫助公司了解哪些商品最受歡迎，針對不同客戶群體進行精準營銷。
四、供應商
- 供應商營收占比、毛利率、銷退率：這些指標可以幫助公司評估不同供應商的表現。
- 供應商出貨天數、延遲到貨天數：這些指標可以幫助公司優化供應鏈管理，提高運營效率。
五、行銷活動
- 行銷活動效果評估：包括活動期間的銷售增長、客戶參與度等，幫助公司評估行銷策略的有效性。
六、人員績效
- 業務人員業績：包括個人業績、團隊業績等，幫助公司進行績效評估和激勵。
把月報的基本架構先架出來，就可以針對每個構面去設計具體的圖表，而設計圖表需要先了解使用者是誰，可以參考這篇文章<報表設計的關鍵：如何理解和滿足使用者需求>，這樣不僅可以幫助公司全面掌握營運狀況，還能及時發現問題並作出調整。