從繁瑣到簡潔：報表設計經驗談
我記得剛進入第一家公司的時候，我們單位要負責製作整個公司的營運報表。這裡的報表不是財務報表，而是營運指標的管理報表，裡頭密密麻麻破百張表格，印出來都是驚人的頁數，碳排不知道有幾百噸…
時至今日，因應淨零轉型的趨勢，紙本報表早已被取代，但報表本身的設計感還是依然存在。
不同角色，不同需求：高階主管與執行人員的報表設計
我們公司因為分工較細，組織圖中的總經理底下有一個專門負責營運分析的單位，旁邊再依照通路別區分不同的業務單位。我剛進公司是到總經理下轄的營運分析單位做資料分析的工作，到後來幾年轉到業務單位，雖然有部分的業務範疇也是協助通路進行目標管理與營運分析，但我發現，身處公司的幕僚與業務單位的幕僚，在營運分析的觀點上非常不同。因為角色的轉換，我體會到報表的使用者與開發者其實有一條鴻溝。
開發者用他充滿設計感的頭腦為使用者蓋起一層層的大樓，並為每層樓設計各自的功能，一應俱全。問題出在當使用者進到大樓後，發現不知道用餐要到哪一樓？洗澡要去哪一樓？更糟的是，洗完澡以後要洗衣服時，發現竟然還要往上爬2層樓才能到達洗衣房。
報表設計中的關鍵指標
當我成為管理職開始帶新人進入資料分析的領域時，第一件事不是讓他們學會怎麼蓋樓，而是先教他們這棟樓應該怎麼設計才能符合使用者需求。
- 高階主管的報表設計：
- 案例：主管其實比較沒耐性(但應該大部分都是)，曾經我們將營運指標都放在一大份報表裡，非常詳盡的前後期比較，以及流程會涵蓋到的所有關鍵指標，然而長官看完報表一秒鐘後，直接說這不是我要的，重點在哪？但再次探詢長官的需求，其實真的都在表格中，只因為陳列的東西太過繁雜，長官沒耐心比對與分析，導致我們花了一周完成的報表，一秒鐘就被退貨。
- 設計要點：高階主管通常不會管枝微末節，畢竟人家一分鐘的薪水比我們時薪還高。高階主管需要掌握就幾個關鍵指標，所以我在設計報表時，給主管的版本盡量是一張A4範圍就能完整呈現，維度也不會超過三個，避免不好比較。
- 執行人員的報表設計：
- 案例：以行銷活動為例，為了要衡量活動成效，各個階段的轉化率、客戶互動次數和廣告投放成效等都是需要。
- 設計要點：執行人員需要掌握整個流程的每個指標，以利發現問題即時調整。使用者是業務人員就會關注攸關自己績效考評的重點指標，例如業績、獎金，最好有提供明細可以對帳。
視覺化與用戶體驗
使用者對數字不一定有敏感度，適時地使用圖示或是標記，可以快速指引重點，但不需要每個圖表都使用，畢竟廁所裝上水晶吊燈不是每個人都可以接受的。
報表開發的第一步：理解使用者需求
想像你是住戶，而不是設計師或是建築工。如果你不住在這，那也要好好訪問住戶，你會怎麼使用這個家，這是報表開發者盡責的第一步。
當使用者滔滔不絕地告訴你，他有多熱衷於烹飪，想將餐廳設計成開放式廚房時，記得多問一句：「你喜歡中式料理嗎？」中式料理免不了大火快炒，開放式廚房的缺點就是油煙難以隔絕。如果使用者喜歡中式料理，每當用餐時間，中島廚房就是個災難的設計。
使用者常會告訴開發者我想在這裡看到甚麼，我想在那裡查到甚麼，但使用者會忘記當這些資料擺在一起會多麼不容易閱讀。開發者記得溫柔提醒他，或許表格改成下拉式清單的設計會更好。
報表設計的5W法則
給開發者的建議，5W是個引導需求的好工具。
- Who：這份報表的使用者是誰？可以共用，還是需要另外依照身分設計？能透過權限管理的方式控管閱讀權限嗎？
- Why：為什麼要看這張表，目的是甚麼？
- What：想在這張表看到哪些訊息？這些訊息的呈現可以達到目的嗎？
- When：要在何時看到這些資料？每天的幾點？資料更新的頻率有多快，每小時、每天、每月？
- Where：報表要放在哪裡？BI系統還是自動派報？或是手工打造信件寄出？
設計一份符合使用者需求的報表，就像設計一個住家，需要了解住戶的生活習慣和需求。通過仔細傾聽和適當引導，報表開發者可以創造出既美觀又實用的報表，幫助使用者更高效地工作。